Descripción del proyecto

Funciones de una recepcionista y tareas que desempeñan los recepcionistas.

Funciones de una Recepcionista

Los recepcionistas normalmente estan encargados de dar la bienvenida a clientes u otros tipos de visitantes al negocio. Sentados o de pie, detrás de un escritorio o mostrador, dan la bienvenida a las personas cuando llegan, y son los profesionales encargados de responder a todas las preguntas de los visitantes. También las funciones de un recepcionista pueden ir encaminadas a, por ejemplo, realizar escritos en un procesador de texto por ejemplo usando herramientas informáticas como el microsoft office, gestionar citas, preparar las facturas, recopilar y responder a solicitudes de información realizadas por teléfono o correo electrónico.

funciones de una recepcionista

Funciones Principales de un Recepcionista

La función principal de la recepcionista es recibir al público al llegar a la recepción del edificio.

Sus funciones varían de una posición a otra, dependiendo del tipo de empresa en la que trabajan, por ejemplo, una recepcionista de oficina, un recepcionista de hotel, un recepcionista de un centro de salud, una recepcionista de una clínica dental, un recepcionista de un hospital, un recepcionista de departamento del ayuntamiento, una recepcionista de escuela o universidad, etc.

Los recepcionistas asesoran o dirigen a los visitantes a la persona que desean ver o informan de los servicios al que el cliente esté interesado en realizar, el recepcionista esta encargado de responder preguntas (cara a cara, por teléfono y correo electrónico), brindar información o tomar nota de los mensajes con información importante para transmitirla a los departamentos de la empresa.

En una oficina, los recepcionistas reciben a las personas a medida que llegan, y les proporcionan a cada uno de ellos una tarjeta de identificación como visitante. Pueden acomodar a los visitantes o al futuro cliente en un asiento para esperar hasta que llegue el momento de su cita, o hasta que la persona que desean ver se encuentre libre.

Algunas recepcionistas están a cargo de servir a los visitantes una bebida como agua, té y café.

En los hoteles, los recepcionistas registran a los invitados, les proporcionan las llaves de su habitación y dirigen a los invitados a sus habitaciones. Ofrecen a los huéspedes toda la información sobre las atracciones locales y las áreas de interés para que la estancia sea de su agrado.

Las funciones de recepcionistas de dentistas, doctores y ópticos van encaminadas a agendar citas; algunos usan un sistema de reservas por ordenador y algunos llaman al paciente cuando el médico o el dentista pueden visitarlos. A menudo manejan información confidencial. Hoy en día estos sistemas de reserva están informatizados.

En una peluquería o salón de belleza, spa o centro de ocio, la recepcionista o el recepcionista, gestiona las reservas, recibe a los clientes, gestiona el stock de productos y también ejerce de vendedor.

Los recepcionistas pueden hacerse cargo de mantener la recepción organizada. Pueden, por ejemplo, organizar el material de lectura en un área de espera general o colocar folletos y documentos de salud en la recepción de un médico.

Funciones de una Recepcionista

  • Recibir a los visitantes

    La recepcionista se encarga de saludar a los visitantes de manera apropiada, de determinar las necesidades del visitante de manera profesional, de mantener el registro de visitantes, de ofrecer bebidas a los visitantes, de dirigirlos correctamente a la persona adecuada y de garantizar una copia de seguridad de su trabajo al director de la empresa cuando se ausente de la recepción.

  • Responder a las llamadas telefónicas

    Otra función de la recepcionista es centrarse en responder y dirigir las llamadas entrantes de manera educada y oportuna, determinar el objetivo de llamada, manejar las consultas y proporcionar información correcta, dirigir las llamadas a la persona adecuada dentro de la empresa, entregando la información a sus compañeros de forma precisa y completa.

  • Gestionar el email y las redes sociales

    Esta función se enfoca en ordenar y distribuir correos electrónicos entrantes, preparar campañas de correo saliente o el que debe ser recogido físicamente, organizando todas  las entregas y salidas de mensajería. Ahora, con el avance de las nuevas tecnologías, una de las funciones de una recepcionista es atender a las redes sociales de la empresa en su justa medida, por ejemplo publicar ofertas o descuentos. Para nada seria hacer el trabajo de un community manager pero si manejar las redes sociales en un nivel muy básico.

  • Monitorizar la seguridad

    Se caracteriza por monitorear o vigilar a las personas que acceden a la empresa y pasan por las puertas de recepción, gestionando los pases de visitantes si es necesario, reportando actividades sospechosas si se detectan. Esta función de la recepcionista puede llevar el uso de grabación personalizada con cámaras de vigilancia.

  • Actividades financieras

    Esta función de la recepcionista se enfoca en monitorear y registrar los pagos en efectivo, el saldo de dinero, la preparación de comprobantes de viaje, las tareas básicas y una gestión contable informatizada en muchos casos.

  • Actividad de oficina

    Esta función de la recepcionista pasa por la actividad de realizar fotocopias, escanear documentos y el cotejo de los documentos, el fax, la presentación precisa de los mismos, el mantenimiento del equipo y el informe de cualquier función mal ejecutada, la supervisión, el control y el orden de los materiales de la oficina.

  • Gestionar la organización de reuniones

    Dentro de esta función, encontramos agendar correctamente las reuniones, informar a los participantes, reservar una sala para este fin con el equipo necesario y organizar la restauración o catering, como siempre estas actividades van en función del tipo de la empresa en la que se este desarrollando el trabajo.

  • Refuerzo de secretariado

    Dentro de las funciones de una recepcionista, algunas veces se le puede solicitar la ayuda o refuerzo en la secretaria. Este apoyo consiste en preparar correspondencia y documentos, actualizar las bases de datos, organizar correos electrónicos, preparar y mantener discursos, así como monitorear y actualizar constantemente el calendario de citas y reuniones.

  • Limpieza e higiene de la recepción

    Esta función se enfoca en mantener el área de recepción limpia y ordenada, así como en organizar el material de lectura. Una correcta higiene del puesto de trabajo siempre es obligatoria sea cual sea la profesión.

calidad educativa

¿Qué Se Necesita para ser Recepcionista?

Aparte de tener una correcta formación de calidad contrastada que puedes consultar en nuestros centros DQ siempre se necesitan habilidades como persona y muchas de ellas de forma innata.

  • La presentación personal de la recepcionista

    La recepcionista debe mantener una buena apariencia, estar bien vestido, sin excesivo maquillaje o joyas, así como una postura cuidadosa y erguida, respondiendo profesionalmente tanto a los visitantes como a las personas que hacen llamadas telefónicas. Para el caso que quieras saber más acerca del protocolo, Doctrina Qualitas te brinda gratuitamente nuestra masterclas de protocolo.

  • Imagen de marca de la empresa

    Como primer representante de la empresa la recepcionista debe mantener la confidencialidad y mostrar discreción, cumplir con la política de la empresa y sus procedimientos, representar a la organización de manera ética y profesional, mantener un conocimiento completo de la estructura organizacional, es decir, los títulos y los nombres del personal, y recuerde que debe mantener la calma en situaciones de alta presión.

  • Habilidades de comunicación

    La recepcionista a cargo de la parte administrativa debe conocer correctamente la gramática y la ortografía, comunicarse verbalmente de manera confidencial y clara, hacer preguntas efectivas, escuchar activamente y responder con empatía, seguir las instrucciones de manera adecuada, comprender y responder a las señales verbales.

  • Servicio de orientación al cliente

    Una recepcionista efectiva debe conocer absolutamente todos los servicios y detalles de la empresa para aclarar las necesidades del cliente, brindar soluciones y ofrecer un soporte correcto haciendo uso del conocimiento profundo de todos los productos y servicios de la empresa. También debe aplicar su aspecto psicológico para tratar de manera efectiva con los clientes complicados.

  • Destreza en el uso informático

    Una de las funciones y requisitos que toda empresa requiere a la recepcionista es manejar la ofimática con un nivel medio como mínimo, conocer el paquete Office de Microsoft es fundamental, así como el Outlook, el Excel, Internet y la Intranet, y contar con habilidades de escritura mecanizada rápida y precisa. También realizar un seguimiento de las redes sociales. El paquete de ofimática de microsoft office es el mas utilizado por las empresas y su correcto uso representa en casi todos los trabajos algo obligatorio hoy en día.

  • Gestión de trabajo e información

    Como recepcionista marque las prioridades, planifique y organice tareas y actividades con precisión, encuentre y utilice las fuentes de manera efectiva, preste atención a los detalles y complete las tareas a tiempo. Localizar y reunir la información, organizarla y distribuirla de forma eficiente, son tareas indispensables para un recepcionista.

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CENTRO RECONOCIDO POR DOCTRINA QUALITAS

CEMAFE

5 out of 5 stars (5 / 5)

CENTRO CON DOBLE TITULACIÓN: Diploma Cemafe + Certificado Académico Europeo DQ.

Centro de enseñanza privado. CEMAFE es un centro de formación y de idiomas ubicado en Málaga.

El equipo directivo tiene varios años de experiencia en el ámbito de la formación como docentes y en administración.

Dentro de los cursos de Formación para Empleo tienen un amplio catálogo de cursos para preparar a sus estudiantes como profesionales en las ramas de sanidad, administración, inmobiliaria, etc.

La oferta formativa está enfocada para que todo el mundo pueda acceder a ella, contando con cursos 100% presenciales, semipresenciales y online. El profesorado y profesionales colaboradores con CEMAFE están altamente cualificados para garantizar un aprendizaje óptimo.

CEMAFE cuenta con los precios más competitivos para este tipo de enseñanza lo que hace que sea accesible para la mayoría de los estudiantes y para la capacitación profesional en muchos y variados sectores.

El equipo de profesores y profesionales son los que certifican al alumno una vez hayan completado el curso y adquirido los conocimientos necesarios para incorporarse al mundo laboral, haciendo más fácil la incorporación a un empleo activo.

En el Centro de Idiomas también cuenta con un personal altamente cualificado donde se preparan los exámenes oficiales de Cambridge desde los niveles B1 (PET) hasta el C1 (CAE) así como la preparación para los exámenes de inglés de selectividad.

CEMAFE también organiza grupos de apoyo escolar donde los alumnos refuerzan los contenidos y asignaturas.

Todos sus cursos van en grupos reducidos (máximo de 10 alumnos) y se adaptan a los horarios de mañana, tarde o noche.

CEMAFE también tiene experiencia dando formación a colectivos vulnerables, trabajando con entidades españolas de ayuda a los más necesitados.

E-mail:info@cemafe.es

Teléfono: 951 13 63 16 - 655 25 04 72

CENTRO RECONOCIDO POR DOCTRINA QUALITAS

INENKA BUSINESS SCHOOL

4.5 out of 5 stars (4,5 / 5)

CENTRO CON DOBLE TITULACIÓN: Diploma Inenka + Certificado Universitario Internacional DQ-Universidad Católica de Cuyo

Centro de enseñanza privado. Inenka Business School es una escuela de negocios online que nace a raíz de la demanda actual de personal especializado por parte de las empresas. Inenka ofrece formación especializada para todas aquellas personas que quieran ampliar sus conocimientos y mejorar su perfil profesional, labrándose así un futuro prometedor dentro del mercado laboral actual.

Su centro educativo, es un referente en el campo de la educación digital en el ámbito nacional, forma parte de Grupo Inenka Formación. La sociedad educativa cuenta con 9 escuelas de negocios e institutos de especialización, cada uno de ellos enfocado hacia un ámbito en concreto de la enseñanza. Las oficinas de Inenka Business School están situadas en pleno centro de negocios de Mollerussa, Lleida, donde cuentan con un equipo humano compuesto por varios docentes y profesionales especializados en el campo de la educación y la pedagogía.

Posee una oferta formativa muy amplia, Cursos, Másters y Postgrados que cuentan con programas actuales e innovadores. Las titulaciones ofrecen la posibilidad de realizar prácticas en empresas 100% garantizadas. Este servicio es una oportunidad de vital importancia para sus alumnos ya que les introduce en el mercado laboral actual y les permite poner en práctica los conocimientos adquiridos durante la formación.

CENTRO RECONOCIDO POR DOCTRINA QUALITAS

ESCUELA DE EMPRESA

4.5 out of 5 stars (4,5 / 5)

CENTRO CON DOBLE TITULACIÓN: Diploma Escuela de Empresa + Certificado Universitario Internacional DQ-Universidad Católica de Cuyo

Centro de enseñanza privado. Escuela de Empresa lleva 20 años estrechando lazos entre sus estudiantes y el mundo empresarial.

La combinación de su extenso catálogo de cursos on-line (Universitarios, Másteres, Superiores y Monográficos) y convenios,
con más de 4.000 empresas (entre las que se incluyen el 70% de las pertenecientes al IBEX35)
facilitan la incorporación laboral inmediata de nuestros alumnos, y atiende las necesidades reales de las empresas que colaboran con nosotros.

E-mail:info@escueladeempresa.com

Teléfono:(+34) 91 415 02 25 - (+34) 91 547 46 91

CENTRO RECONOCIDO POR DOCTRINA QUALITAS

ACTIVATRES

4.5 out of 5 stars (4,5 / 5)

CENTRO CON DOBLE TITULACIÓN: Diploma Activatres + Certificado Universitario Internacional DQ-Universidad Católica de Cuyo

Centro de enseñanza privado. Especializados en la formación para el empleo, con el principal objetivo de formar personas a través de la formación continua, generando conocimiento y experiencia, así como, inculcando valores y actitudes proactivas cuyo objetivo es la formación y preparación de personas, tanto de particulares como de empresas, potenciando el conocimiento y la destreza práctica, e infundiendo mecanismos y actitudes como valores del desarrollo profesional.

E-mail:info@activatres.es

Teléfono:+34 91 827 87 83

CENTRO RECONOCIDO POR DOCTRINA QUALITAS

CAMPUS SUPERIOR DE FORMACIÓN

4.5 out of 5 stars (4,5 / 5)

CENTRO CON DOBLE TITULACIÓN: Campus Superior de Formación + Certificado Académico Europeo DQ

Campus Superior está integrado por un equipo de profesionales de distintas disciplinas y especialistas en aquellas áreas formativas que actualmente tienen mayor salida profesional.

Campus Superior confecciona los mejores materiales para cada curso, facilita distintas modalidades de estudio y ofrecer soporte pedagógico y de consulta; y, por otro lado, amplia continuamente su oferta formativa, creando, desde sus distintos departamentos, proyectos formativos que tengan en cuenta a quienes buscan una formación que les ayude a entrar en el mercado laboral y también a quienes desean ampliar o especializar su perfil profesional.

Desde sus inicios en el año 2007 hasta el día de hoy, los resultados obtenidos, las opiniones de nuestros alumnos, el reconocimiento oficial de prestigiosas instituciones y la cada vez mayor colaboración de otras entidades educativas confirman su calidad docente.

E-mail:informacion@campussuperior.com

Teléfono:934 947 443 - 640 664 185

CENTRO RECONOCIDO POR DOCTRINA QUALITAS

TOP AUL@

5 out of 5 stars (5 / 5)

CENTRO CON DOBLE TITULACIÓN: Diploma Top Aul@ + Certificado Académico Europeo DQ

Centro de enseñanza privado. TOP aul@ es un centro especializado en formación profesional continua que apuesta por la formación presencial de calidad y las nuevas metodologías de aprendizaje. Su público objetivo son adultos con o sin estudios que deseen ampliar sus conocimientos y progresar en su carrera profesional.

Top Aul@ considera la formación como la herramienta básica para alcanzar la libertad, mejorar la empleabilidad y en definitiva, conseguir el desarrollo personal y profesional pleno, sin que la edad suponga una barrera.

La confianza y la seguridad constituyen su valor añadido, al contar con un equipo humano con más de 25 años de experiencia en el sector. Todos y cada uno de ellos trabajan para formarte, atenderte y solucionar  cualquier cuestión o duda que pueda surgir a lo largo de tu proceso formativo.Top Aul@ cuenta con modernas instalaciones adaptadas a las necesidades de los alumnos, equipadas con los materiales necesarios para desarrollar las prácticas profesionales. Además, ha invertido en las nuevas tecnologías de la información para conseguir que el centro y el alumnado se comuniquen en tiempo real.

Ofrece metodologías didácticas modernas, amplias y personalizadas que fomentan la retroalimentación de los alumnos, consiguiendo así los mejores resultados de aprendizaje, tanto individuales como colectivos.

E-mail:info@topaula.com

Teléfono:93 368 74 06

CENTRO RECONOCIDO POR DOCTRINA QUALITAS

CEE Centro Europeo E-learning

4.5 out of 5 stars (4,5 / 5)

CENTRO CON DOBLE TITULACIÓN: Diploma CEE + Certificado Universitario Internacional DQ-Universidad Católica de Cuyo

Centro de enseñanza privado. Especializados en la formación para el empleo,Llevan más de 18 años dedicados a la formación e-learning.

En todo este tiempo han formado gran cantidad de alumnos utilizando una metodología docente innovadora y funcional, la cual cada vez esta mas reconocida como una excelente herramienta de formación por las empresas, ofreciendo ventajas a l@s alumn@s como es la formación “just in time”, acceso 24×7 a los contenidos, sin desplazamientos, acceso permamente al servicio de tutorías, etc…

E-mail:info@centro-cee.com

Teléfono:919031512

CENTRO RECONOCIDO POR DOCTRINA QUALITAS

ESNECA BUSINESS SCHOOL

5 out of 5 stars (5 / 5)

CENTRO CON DOBLE TITULACIÓN: Diploma Esneca Business School + Certificado Universitario Internacional DQ-Universidad Católica de Cuyo

Centro de enseñanza privado. ESNECA nace como la primera escuela de negocios con unos contenidos 100% online.

Es una escuela de negocios de ámbito internacional, que cuenta con docentes y asesores pedagógicos en todo el mundo, convertida en líder y referente en programas innovadores, con el objetivo de  conseguir los mejores directivos y gestores.

Esto es ESNECA.

  • ESNECA es innovación
  • ESNECA es talento
  • ESNECA es flexibilidad

Pertenece a GRUPO ESNECA FORMACIÓN, con 18 escuelas y más de 20.000 alumnos anuales.

Las oficinas centrales están situadas en el área de negocios más importante de Lérida / Lleida. Con una extensión de 500m2, la sede está equipada con las últimas innovaciones tecnológicas, que permiten a su equipo profesional ofrecer un servicio eficiente y de rápida respuesta al alumnado.

E-mail:comercial@esneca.com

Teléfono:91 005 97 31 – 973 98 01 76

ACADEMIA RECONOCIDA POR DOCTRINA QUALITAS

Academia de Oposiciones AuxiliarAdministrativo.es

5 out of 5 stars (5 / 5)

ACADEMIA DE OPOSICIONES: Excelente tasa de alumnos aprobados.

OposicionesAuxiliarAdministrativo.es, excelente academia especializada con un único objetivo, prepararte hasta que consigas aprobar tus oposiciones de auxiliar administrativo.

Existen muchas academias para preparar oposiciones, de multitud de áreas, pero en la academia AuxiliarAdministrativo.es se han especializado en las dos formaciones donde existe el mayor número de plazas disponibles, en el área de administración para asegurar el futuro laboral de los candidatos. Si te gusta ejercer como administrativo del estado estas de suerte porque es la rama donde más vacantes de empleo público existen y te formarás en la mejor academia de oposiciones de Auxiliar Administrativo.

VISITA LAS FORMACIONES:

CENTRO RECONOCIDO POR DOCTRINA QUALITAS

Nutriforma

5 out of 5 stars (5 / 5)

CENTRO CON DOBLE TITULACIÓN: Diploma Nutriforma + Certificado Universitario Internacional DQ-Universidad Católica de Cuyo.

Centro de enseñanza privado. Nutriforma es un centro de formación especializado en el área de la nutrición y la alimentación saludable con unos contenidos 100% online.

El Centro de Nutrición y Alimentación Nutriforma, realiza sus acciones formativas orientadas a crear los mejores profesionales del ámbito de la alimentación con programas especializados en cada una de las áreas de este sector.

Nutriforma ofrece:

  • Especialización.
  • Formaciones propias innovadoras.
  • Garantía de incorporación laboral.

Muchos de sus profesores están en activo. Dispone de la posibilidad de realizar formación práctica en empresa en sus programas. Nutriforma es una institución certificada por Doctrina Qualitas y forma parte del programa de Reconocimiento Universitario Internacional.

Formaciones más demandadas:

Master Universitario en Nutrición y Dietética

Experto Universitario en Nutrición Deportiva

Técnico en Nutrición y Dietética

Nutriforma esta constantemente creando nuevas titulaciones orientadas a la demanda de las empresas por lo que se trata de una institución “viva” y en constante evolución y adaptación a los requisitos de la actual sociedad.

E-mail:nutriforma@estudiarnutricion.online

Teléfono:985880787

CENTRO RECONOCIDO POR DOCTRINA QUALITAS

COMPLEMENTO PROFESIONAL

4.5 out of 5 stars (4,5 / 5)

CENTRO CON DOBLE TITULACIÓN: Diploma Complemento Profesional + Certificado Universitario Internacional DQ-Universidad Católica de Cuyo

Centro de enseñanza privado.Centro altamente especializado en técnicas de Coaching, PNL, Gestalt, Terapias de Tercera Generación y otras Terapias alternativas, que proporciona a los alumnos la posibilidad de crecer tanto profesionalmente como personalmente, ya que con sus titulaciones y los conocimientos que aportan, los alumnos se desmarcan profesionalmente de sus competidores e individualmente tienen más habilidades de relación interpersonal.

Todas sus formaciones ofrecen flexibilidad de estudio y están basadas en el aprendizaje basado en el profesor, ya que el tutor apoya, sigue, motiva al alumno y contesta a sus consultas en la metodología On line y en la Semipresencial le ofrece tutorias directamente con él/ella presencialmente o por Skype, a la hora que le vaya bien al alumno.

Contamos con numerosos descuentos y siempre realizamos promociones para los alumnos nuevos y los que ya están en el Centro.

Teléfono:622 855 620 - 930 15 65 33

CENTRO RECONOCIDO POR DOCTRINA QUALITAS

Luxe Academy RMR

5 out of 5 stars (5 / 5)

CENTRO CON DOBLE TITULACIÓN: Diploma Luxe Academy + Certificado Universitario Internacional DQ.

Centro de enseñanza privado. Luxe Academy RMR es un centro joven, innovador y en constante evolución, lo que les permite anticiparse a las exigencias de un mercado laboral cambiante.

Luxe Academy RMR está adscrito a la Agencia Universitaria DQ y sus alumnos de diferentes formaciones como Maquillaje, Estética y Uñas disponen de Certificado Universitario Internacional DQ junto al Diploma que el propio centro expide. De este modo los alumnos Certificados cuentan con una equivalencia a Créditos ECTS expedida por DQ para facilitar el acceso a estudios universitarios en el ámbito europeo y a su vez el reconocimiento de la Universidad Católica de Cuyo en Argentina y la Universidad CLEA (México-Colombia) para acceder a sus estudios superiores universitarios.

Luxe Academy MRM es un centro pionero en el desarrollo de proyectos educativo innovadores, en el que aprenderás las claves de la profesión mas bella del mundo, centrada en una enseñanza real y práctica, que te abrirá las puertas de los mercados más exigentes.

Sus alumnos consiguen un perfil multidisciplinar para que puedan trabajar en los diferentes modelos de negocio que ofrece el mercado.

Luxe Academy RMR abarca los campos imprescindibles de la imagen: estética, uñas esculpidas, micropigmentación, maquillaje, masaje (entre otros cursos).

Luxe Academy MRM cuenta con 15 años de experiencia profesional, que avalan su excelente metodología de enseñanza.

E-mail:info@luxeacademyrmr.es

Teléfono:+34 960 047 341 – +34 635 01 84 65